Kort beskrivelse av kommunalområdet

Kommunens støttefunksjoner innad i organisasjonen samt en rekke funksjoner mot publikum er samlet i dette kommunalområdet:

• Overordnet digitaliseringsutvikling og prosjektledelse IKT prosjekter
• IKT drift
• Regnskap og lønnsfunksjoner
• Økonomirapportering og finansstyring
• Ansvar for budsjettprosessen
• Innkjøpsstrategi og bindeledd til Grenlandskommunenes innkjøpssamarbeid
• Personal- og organisasjonsutvikling, herunder kompetanseutvikling
• Administrasjon av kommunens lærlinger
• Servicesenter, sentralbord overfor publikum
• Politisk sekretariat
• Gjennomføring av kommune- og Stortingsvalg
• Borgerlige vigsler
• Dokumentsenter (arkiv)
• Skatteoppkreverfunksjonen for Kragerø og Drangedal

Målsettinger i året som gikk

Felles målsettinger for kommunalområdet går frem av kommunalområdets handlingsplan for 2018 og er:

• Vurdere/analysere og jobbe med forbedringsmuligheter i de 5 avdelingene tilhørende kommunalområdet basert på «lærende organisasjon» som er beskrevet i kommunens Kompetanseplan.
• Vurdere/analysere serviceavdelingens arbeidsoppgaver overfor de øvrige kommunalområdene med tanke på forventningsavklaringer og mulige endringer.
• Iverksette digitaliseringsarbeidet i kommunen med basis i ekstra bevilgning for 2018 og 2019.

Kommunalområdets målsettinger knyttet til de vedtatte målene i budsjett 2018 og økonomiplan 2018-2021:

• Tiltak knyttet til bærekraftig økonomi i kommunen
• Ansatte har riktig kompetanse
• Antall deltidsstillinger går ned
• Elektronisk kommunikasjon
• Godt overordnet beredskapssystem i kommunen

Måloppnåelse i året som gikk

Arbeidet med forbedringsmuligheter i kommunalområdet har i praksis blitt foretatt avdelingsvis og i liten grad på overordnet nivå. Slik arbeidet var tenkt gjennomført, har kommunalområdet måtte utsette til 2019 å iverksette.

Når det gjelder serviceavdelingens arbeidsoppgaver, er det avholdt flere møter med Samfunn. Det er oppnådd enighet om at faglige spørsmål som blir stilt til servicesenteret i større grad enn før skal besvares av virksomhetene da dette alltid vil være de som kan svare mest korrekt på faglige spørsmål. På slutten av året er anskaffelse av bookingsystem for timebestilling hos saksbehandlere startet opp og ventes å være i drift i løpet av 1. halvår 2019.

Digitaliseringsarbeidet ble organisert tidlig i 2018 gjennom etablering av en arbeidsgruppe som møtes jevnlig. Alle digitaliseringsprosjekt utgår fra denne gruppa som har ledergruppa i kommunen som styringsgruppe. En rekke digitaliseringsprosjekt, spesielt innen administrative systemer, er igangsatt. Arbeidsgruppa erstatter tidligere årlige handlingsplaner knyttet til «Kragerø kommunes digitaliseringsstrategi 2016-2019».

Digitaliseringsgruppa

• Søkt offentlig midler, gjennomført konkurranse og anskaffet utbygging av fiberbredbånd til innbyggere og næringslivet på deler av Skåtøy, Fossing og i Kjølbrønn.
• Anskaffet og implementert nytt elektroniske skjema løsning for ny Internettportal lansert i 2017. Samt implementert 25 nye elektroniske skjema.
• Effektivisert dokumentskanning til sak/arkiv ved utarbeidelser og etablering av løsning for distribuert skanning til Sak/arkiv med automatisert/robot behandling. Slik at skanning utføres på for eksempel skoler istedenfor at alle dokumenter transporteres til dok.senteret på Rådhuset for skanning.
• Implementert løsningen «mobilt sentralbord» for hovedsentralbordet på Rådhuset.
  • Avviklet fasttelefon til fordel for mobiltelefon for 80 ansatte.

Måloppnåelse knyttet til målene i Budsjett 2018 og økonomiplan 2018-2021.

Det ble ikke mulig å utarbeide et budsjett for 2019 med et netto driftsresultat på 1,75 % som ville ha tilsvart et overskudd på om lag 16 mill. Netto driftsresultat i budsjett 2019 ligger på -0,4 %. For øvrig ble netto driftsresultat for 2018 på 0,1 %.

Den langsiktige gjelden i % av netto driftsinntekter skal nærme seg snittet for kommunegruppe 11. Etter 3 år med en liten, men gradvis nærming kommunegruppe 11, ble 2018 et tilbakeslag hvor vi nå ligger omlag 20 % høyere enn kommunegruppa. I forbindelse med budsjettprosessen for 2019 vedtok kommunestyret handlingsplaner knyttet til maksimalt låneopptak for henholdsvis ordinære investeringer og selvkostinvesteringer som sannsynligvis vil slå positivt ut i 2019.

Ny og revidert strategisk kompetanseplan ble fremlagt og vedtatt politisk. Det har blitt jobbet med eLæring, spesielt på slutten av året, men det vil ikke fullt ut være på plass før i 2019. Kommunikasjonsstrategi for Kragerø kommune er utarbeidet, politisk vedtatt og tatt i bruk.

En rekke elektroniske skjema er utarbeidd i løpet av året som innbyggerne kan ta i bruk gjennom hjemmesiden vår.

Som et ledd i å styrke beredskapsarbeidet er det innført årlig 3 interne beredskapsdager noe som har løftet kommunens beredskapsarbeid opp på et godt nivå.

Utfordringer i året som kommer

De generelle økonomiske utfordringene som kommunen står over for i kommende år, og som materialiserer seg gjennom kutt i budsjettrammene, vil på sikt måtte medføre færre ansatte i stab og støtte funksjonene. Dette kan la seg gjøre over tid gjennom digitaliseringsomveltningen som skjer i samfunnet og som også Kragerø kommune deltar i.

Nøkkeltall for kommunalområdet